La administración del tiempo es fundamental para tener una mayor productividad, como vimos en nuestro artículo anterior sobre hábitos para ser más productivos, es fundamental desarrollar buenos hábitos para poder lograr nuestras metas y objetivos. A continuación compartimos algunas ideas que nos ayudarán a organizar mejor nuestro tiempo y por ende a ser más productivos.

Anotar todo lo que hacemos

Es recomendable llevar una agenda (ya sea física o electrónica) para anotar todo lo que hacemos: nuestros pensamientos, conversaciones y todas las actividades que realizamos durante el día (o la semana) además de anotar el tiempo empleado para cada actividad, esto nos ayudará a: recordar las cosas más importantes, ordenar mejor nuestras ideas y saber cuánto tiempo invertimos en cada actividad.

Asignar tiempos a las actividades importantes

Cualquier actividad o conversación que sea importante debe tener un tiempo asignado. Es muy importante agendar citas «con nosotros mismos» y crear bloques de tiempo para pensamientos, conversaciones y acciones de gran prioridad, estableciendo límites, es decir, saber cuando comienza y termina cada actividad, por ejemplo si vamos a planificar lo que haremos el día de mañana, debemos asignar un tiempo determinado de «planificación» (ejemplo de 10 pm a 10:30 pm) o si vamos a tener una reunión con alguien debemos asignar una hora de inicio y de término (ejemplo de 6:00 pm a 6:30 pm).

Agendar también las interrupciones

En este punto en particular no hablamos de actividades «imprevistas», sino de tomar un tiempo para desconectarnos de lo que hacemos y descansar. Ya anteriormente hemos hablado de lo importante que es el descanso para alcanzar el éxito y que nuestro cuerpo «no es una máquina» y que también necesita de esos espacios completamente «desconectados» de la rutina, bien sea para dormir, hacer deporte, dar un paseo, salir con amigos, etc. por ejemplo podemos salir todos los sábados en la noche con nuestras amistades, planificar un tiempo para «chatear» en las redes sociales de 9:00 pm a 9:30 pm, podemos hacer deporte de 7 am a 8 am, podemos agendar jugar videojuegos (o ver nuestra serie favorita) de 10 pm a 10:30 pm.

Planifica siempre al comenzar el día

Uno de los hábitos que tienen los emprendedores exitosos antes de ir a dormir es planificar lo que harán al día siguiente, también es una buena idea que cada día nos tomemos los primeros 30 minuto para revisar esas actividades que planificamos la noche anterior y ver, con más calma, qué es realmente lo que haremos y en qué orden, esto nos ayudará a organizarnos mejor y aprovechar al máximo nuestro día.

Definir los resultados que esperamos obtener «antes» de cada tarea

Un buen consejo es tomarnos 5 minutos «antes» de cada tarea o conversación/reunión para decidir qué resultado esperamos obtener, de ese modo iremos «enfocados» y con un objetivo claro. Igualmente, también deberíamos tomar 5 minutos «después» para revisar si obtuvimos el resultado que esperábamos o si hay que volverlo a intentar, identificando qué es lo que se debe mejorar.

Establecer límites para otras distracciones

Si tenemos algo urgente que terminar, es bueno que nos aislemos de cosas que nos pueden distraer, esto se puede hacer colocando un letrero de “no molestar” en la puerta de la oficina, desconectándonos del WhatsApp, el correo y las redes sociales por el tiempo en el que necesitamos estar concentrados, evitando también las llamadas telefónicas y las visitas de otras personas mientras hacemos lo que tenemos pendiente, de esa manera no solo lograremos terminar nuestras actividades programadas, sino que las haremos en un menor tiempo.

No frustrarnos si queda algo para el siguiente día

Dicen que el 20% de nuestros pensamientos, conversaciones y actividades producen el 80% de nuestros resultados esperados, sin embargo, esto no quiere decir que si no cumplimos con ese 100% lo estamos haciendo mal, quiere decir que hay tareas que son más largas y que requerirán más tiempo, y por ende no se pueden hacer en un solo día, motivo por el cual se recomienda identificarlas y postergarlas (o dividirlas) de forma tal que se puedan terminarse sin causar estrés o en un tiempo más realista.

¿Qué opinas sobre este tema? ¿Tienes alguna otra idea para organizar mejor el tiempo?

Si deseas más información puedes contactarte con nosotros o escribir tu consulta en la parte de abajo (sección comentarios).

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    2 replies to "7 ideas para organizar mejor nuestro tiempo"

    • CIRO JUAN

      Muchas Gracias.EXCEELNTES RECOMENDACIONES.

    • Rodrigo

      Ya anotaba mis tareas pero nunca se me dio por poner el tiempo excelente consejo

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