El tiempo es uno de los recursos más valiosos que tenemos, ya que, a diferencia del dinero, este no se puede recuperar, sin embargo existen hábitos que al ponerlos en práctica permitirán que nuestro tiempo se aproveche al máximo y que nuestra productividad aumente de forma considerable. A continuación compartimos 5 tips que nos permitirán ser «altamente» productivos con nuestro tiempo:

Eliminar actividades rutinarias

Las actividades rutinarias son aquellas desarrolladas de manera diaria o constante, por ejemplo: limpieza del hogar, cocinar, actualizar la computadora, diligencias bancarias, lavar la ropa, recoger un paquete, hacer reparaciones en la casa, entre otras cosas. El problema con estas actividades es que nos pueden robar muchas horas de «trabajo relevante o creativo», aunque estas actividades son necesarias (o deseamos hacerlas para distraernos) podemos delegarlas en otras personas y liberar mucho tiempo, si bien es posible que al comienzo nos cueste mucho delegar, podemos hacerlo de manera gradual, por ejemplo podemos comenzar delegando las actividades que nos demandan más tiempo o generan más estrés.

Reducir al máximo las juntas o reuniones

Al menos que estemos cerrando un trato muy importante (y que en esa reunión se decide la operación), no deberíamos participar mucho en juntas o reuniones. Es decir, hay que minimizar al máximo estas reuniones presenciales, ya que en la actualidad se pueden utilizar las redes sociales (o herramientas de video conferencias) para reunirse con los empleados o clientes, esto es lo mejor ya que se ahorra tiempo en desplazamientos, tomas de decisiones y las reuniones terminan siendo más cortas.

Capacitar a los empleados sobre gestión del tiempo

No solo el jefe o líder debe administrar o usar sabiamente el tiempo, sino que todo el equipo también debe estar en la capacidad y condiciones para gestionar el tiempo, de esta manera se evita que la «contaminación» de tiempo perdido pueda «permear» a toda la empresa y terminar afectando a todo el equipo u organización. Es muy importante educar a la gente que trabaja con nosotros sobre el correcto uso del tiempo, de lograr esta educación, se generará una cultura entre todos los empleados, lo cual originará que la productividad de toda la organización aumente de forma considerable.

Instrucción de procesos con videos

El proceso de quitarnos trabajo implica que debemos empezar a delegar incluso aquellas actividades que no son tan fáciles, como las que se refieren a los procedimientos estándares de un proyecto, empresa o negocio, que se refieren a procesos que requieren de más estudio y dedicación. Actualmente la tendencia para enseñar procesos no es mediante manuales escritos, sino haciendo videos realizando el proceso (cómo nosotros lo haríamos), de esta forma tenemos un mecanismo de capacitación de cómo se ejecuta ese proceso, es decir, tendremos un proceso estándar, de tal manera que si hay algo que no se entienda, solo se remite al video y se aclara la duda.

Lo ideal es tener videos detallados y explicativos, de los diferentes procesos que se ejecutan en nuestra empresa, y de esta manera, nos quedaremos solamente con las actividades que son estratégicas, como de innovación, creativas, comerciales, de liderazgo y las que realmente nos competen y que solo podemos realizarlas nosotros.

Tener protocolos de decisión eficientes

Es de suma importancia tener protocolos de decisión eficientes en el tiempo, ya que en empresas grandes, las decisiones se demoran mucho tiempo en tomarse (después de innumerables juntas, reuniones, etc.) el problema de estos mecanismos es que se enfocan más en la calidad de la decisión, en lugar de la velocidad. El «tiempo» de decisión (sobre todo cuando se está empezando) es mucho más importante que la «calidad» de la decisión, sobre todo cuando son decisiones reversibles.

Un protocolo de decisión se refiere al tiempo que tenemos para tomar una decisión, en caso de no haber respuesta en un período establecido, tomamos la decisión y notificamos por cualquier medio, pero aceleramos los tiempos en la toma de decisiones.

¿Qué opinas sobre este tema? ¿Tienes algún otro tip que te permita ser más productivo?

Si deseas más información puedes contactarte con nosotros o escribir tu consulta en la parte de abajo (sección comentarios).

Imagen de Brad Neathery vía unsplash.com bajo licencia creative commons.


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